‘Ik ben er in gerold. Voorheen deed ik maar iets!’

 

Op de website van GO opleidingen is al een paar jaar een plek gereserveerd voor vacatures uit het informatiedomein. Dagelijks verversen wij het aanbod aan banen voor informatieprofessionals. De laatste tijd verschijnt de ‘Functioneel Beheerder’ steeds vaker in het overzicht. Een rol of functie die een aantal jaren geleden niet direct een associatie met Div en of Bibliotheekwerk opriep.

Maar als je de rol van Functioneel Beheerder ziet als de intermediair tussen (informatie)systemen en de gebruiker is het niet vreemd dat de bijbehorende functieprofielen verdacht veel lijken op die van de medewerker Div/Informatiebeheer of Informatiedienstverlening.

Bij de introductieronde tijdens de eerste lesdag van onze 10-daagse cursus Functioneel Beheer blijkt dat deze verandering van rol (of van de benaming) binnen organisaties ook daadwerkelijk plaatsvindt. Het grootste deel van de 12 cursisten is de afgelopen jaren vanuit een functie als Div’er, Recordsmanager of Bibliothecaris het Functioneel Beheer ingerold. De ene wat meer bewust dan de andere, maar met de veranderingen binnen de organisaties veranderende ook de hun rol. En waar sommige Functioneel Beheer taken erbij doen, zijn anderen inmiddels fulltime bezig met het optimaliseren en beheren van diverse informatiesystemen.

Opvallend is dat deze verandering zowel in de wereld van de bibliotheek als die van Div/Archief blijkt plaats te vinden. Het zorgt wel voor uitdagingen voor deze aspirant Functioneel Beheerders. Want als je (bijna ongemerkt) van rol verandert, blijft de bijbehorende scholing toch vaak achterwege.

'Ik kom van Div naar Functioneel Beheer, dus behoefte aan een theoretische kader om werkzaamheden gestructureerder aan te kunnen pakken.'

De leerbehoefte van deze groep cursisten ligt dan ook vaak bij duidelijkheid over de taken, bevoegdheden en positie van de Functioneel Beheerder binnen de organisatie. ‘Ik ben inmiddels  verantwoordelijk voor een aantal systemen. Eigenlijk doe ik maar iets, maar dat merkt niemand. Ik heb dus wel behoefte aan basiskennis en inzicht in mijn verantwoordelijkheden in relatie tot leveranciers, de ICT-mensen en de gebruikers.’ Meerdere cursisten delen deze behoefte omdat zij ook per toeval in deze rol zijn gegroeid.

Daar komt ook de behoefte aan de structuur vandaan. De cursisten hebben allemaal te maken met de ‘waan van de dag’, die eigenlijk de invulling van de rol bepaalt. De ervaring leert dat er enorm veel vragen uit diverse hoeken, de gebruiker, leverancier, ICT en management, op hen af komt. En omdat de rol dus niet goed gedefinieerd is, blijft het vaak onduidelijk voor de cursisten wat ze wel en niet zouden moeten doen.

'Ik wil leren hoe ik de belangen van de gebruiker goed kan gaan behartigen.'

Gelukkig kan docent Wim Groen, de deelnemers geruststellen. Naast het benodigde theoretische kader biedt de cursus voldoende praktische tips en trucs om de rol goed af te bakenen en verantwoordelijkheden te bepalen. De drie lesdagen communicatieve vaardigheden, die een belangrijk deel van de cursus vormen, gaan hier zeker bij helpen. Aspecten als samenwerken, gebruikerswensen achterhalen en argumenteren komen hierbij uitgebreid aan de orde. Als intermediair tussen de gebruikers/organisatie en de informatiesystemen zijn dit misschien we essentiële competenties.

Nog voldoende uitdagingen dus de komende 10 lesdagen voor zowel de cursist als de docent.

 

De volgende uitvoering van de cursus Functioneel Beheer start in september. Meer informatie via onze website.