Delen? Ho maar!

Een duidelijke reactie van een van de cursisten tijdens het voorstelrondje van de eerste uitvoering van de nieuwe cursus 'Grip op (on)gedeelde informatie' op 18 maart j.l..

Een opmerking die bij de overige 11 cursisten niet alleen een glimlach opleverde, maar ook instemmend geknik. En een van de grootste issues van hedendaags informatiebeheer was ook direct duidelijk. Het valt niet mee om grip te krijgen over (te archiveren) informatie binnen de organsatie. Nu is dat misschien wel een probleem van alle tijden, maar de digitalisering van de informatievoorziening zorgt er in ieder geval voor dat medewerkers erg veel opties hebben om hun informatie buiten het zichtveld van de informatiebeheerder te bewaren.

"De bedrijfscultuur is dat afdelingen alles bij zich houden. Delen? Ho maar! Het principe is 'need to know', blijkbaar vinden mijn collega's dat niemand iets hoeft te weten."

De deelnemers zijn eensgezind in hun bevindingen: "Men kan niks vinden. Informatie staat op zoveel verschillende plekken. In het DMS, e-mail, persoonlijke schrijven, SAP... ." En dat dit tot problemen leidt is voor de informatiebeheerders wel duidelijk, maar helaas minder voor de rest van de organisatie. "Wij hebben geen grip. De netwerkschijven zijn heilig, maar zeker niet op orde. De oplossingen zijn er wel, zo is er een koppeling met het DMS mogelijk...", aldus een andere cursist. "Kennis gaat ook echt verloren, omdat men niet deelt!", vervolgt hij.

De gedeelde problematiek is dus duidelijk. En dat is ook precies de reden dat deze cursus* op de agenda is verschenen bij GO opleidingen. In gesprek met de cursisten blijkt eigenlijk dat de problematiek groter is dan verwacht. Stuk voor stuk geven de deelnemers aan egenlijk helemaal geen grip te hebben op een groot gedeelte van de informatie. De 3 grote boosdoeners worden al snel duidelijk: Netwerkschijven, persoonlijke emailboxen en SharePoint. Vooral de 'heilige' netwerkschijven zorgen voor veel hoofdbrekens. Een van de cursisten stelt aan het eind van de introductie zelfs voor op een 'Anonieme Netwerkschijf' slachtoffer praatgroep op te richten...

 

‘"Grip? Dikke vette NEE!’ Veel op netwerkschijven, er is geen cultuur om te delen. Erg frustrerend."

De cursisten zijn naar de cursus gekomen omdat ze iets aan het gebrek aan grip willen doen. Een mooie taak dus voor onze docent, Marita Langerak, om hen op weg te helpen met praktische tips en trucs, maar ook methodes om de aandacht van het management te krijgen. Daar ligt ook duidelijk de leerbehoefte van deze cursus. De cursisten gaan gedurende de dag antwoorden zoeken op vragen zoals 'Hoe krijg je die informatie nu bij elkaar?', 'Hoe maak je de juiste keuzes?', 'Hoe laat ik het management knopen doorhakken?' en 'Hoe krijg ik de collega's zover om informatie te delen?'

De zoektocht naar de antwoorden begint dus tijdens de les. Marita laat de cursisten een aantal opdrachten maken, die er voor zorgen dat ze zelf aan de slag gaan met de beste oplossing voor hun eigen organisatie. Want het is al snel duidelijk dat er geen standaard oplossing voor deze problematiek bestaat. Elke organisatie heeft zijn eigen werkwijzen en systemen en, misschien nog wel belangrijker, haar eigen cultuur.

Aan het eind van de dag zijn de cursisten in ieder geval een stuk wijzer. Ze hebben theorie gecombineerd met de (eigen) praktijk, van elkaar geleerd en kennis gemaakt met diverse methoden, technieken, tools om meer grip te krijgen. De cursus geeft ook stof tot nadenken. En het besef dat dit issue niet zomaar is opgelost. Een aantal van de cursisten zou dan ook wel graag een 2e lesdag zien.

De cursus zorgt ook voor een soort van opluchting bij een aantal deelnemers: 'Het blijkt dat andere organisaties precies dezelfde uitdagingen hebben! Daarmee is het niet opgelust, maar het is ook wel geruststellend... .' Zo gaat iedereen met nieuwe bagage (kennis, inzichten en ideeën) weer richting huis. Wij zijn benieuwd of zij de komende stappen gaan zetten om meer grip te krijgen op die ongelooflijke hoeveelheid ongedeelde informatie die in organsiaties rondzwerft. Het blijft een uitdaging, maar zij hebben een begin gemaakt!

 

 

Meer informatie over deze vindt u op onze website!

* het initiatief om deze cursus te starten lag in de zomer van 2018 bij onze docent Tjerk van Dijk. Tot ons grote verdriet overleed Tjerk in oktober 2018 voordat deze cursus van start is gegaan.