Substitutie en Kwaliteitszorg

3-daagse cursus waarin u leert een kwaliteitssysteem op te zetten voor het substitutieproces binnen uw organisatie.

Inleiding

Veel organisaties zijn op een of andere manier met bezig met substitutie. De ene organisatie is misschien nog bezig met het opstellen van een handboek vervanging, terwijl de andere al een bepaalde tijd digitaal werkt.

Maar het hebben van een handboek vervanging is niet een eindpunt. Om de kwaliteit van het proces van substitutie te borgen is meer nodig. Inzicht in de kwaliteit van het substitutieproces is essentieel voor goed archiefbeheer.

 Resultaat

Na afloop van de cursus is de deelnemer in staat om zowel een kwaliteitswijzer als een substitutiewijzer op te stellen, die beide bijdragen een de kwaliteit van het (digitaal) archiefbeheer van de organisatie.

Doelgroep

De cursus is voor iedereen bestemd die bij wil dragen aan een optimale kwaliteit van het substitutieproces en dus de doelmatigheid van de bedrijfsvoering van de organisatie.

Om de cursus te kunnen volgen is werkervaring op het gebied van Informatiebeheer een vereiste.

 

Inhoud

Tijdens de cursus komen de volgende aspecten aan de orde:

Lesdag 1

Kwaliteitssystemen

§  Introductie, termen en definities

§  Wettelijke grondslag

§  Waarom een kwaliteitswijzer

§  Vorm van een kwaliteitssysteem

§  Doel van een kwaliteitssysteem

§  Werking van een kwaliteitssysteem

 

Controle en instrumenten

§  Deming cirkel in de praktijk

§  Het auditing proces plaats binnen het systeem

§  De rollen matrix

§  KIDO en wat kunnen we ermee

§  Waarom DUTO

§  RODIN

§  KPI, de 10 prestatie indicatoren

§  Base line Informatievoorziening

§  Risico-analyse

 

Huiswerkopdracht
 

  • Per groep een kwaliteitswijzer bouwen in een Excel- bestand.

 Lesdag 2

 Bespreking huiswerkopdracht

 Substitutie

  • Begrippen en definities
  • Organisatieonderdelen
  • Opleidingen
  • Rollen
  • Wettelijke grondslag
  • Archiefzorg
  • Archiefbeheer
  • Wet Generieke Regeling Toezicht
  • ISO- normen
  • ED3
  • Procedures
  • Kwaliteitswerkzaamheden
  • Automatisering
  • Vervangingsbesluit

Huiswerkopdracht: Substitutiesysteem

Per groep een substitutiesysteem bouwen in een Excel- bestand.

 Lesdag 3

Bespreking huiswerkopdracht

Kwaliteitssysteem naar een hoger niveau

Presenteren van de door de viergroepen samengesteld kwaliteitssysteem en substitutiesysteem 

Tonen kwaliteitssysteem en substitutiesysteem 

Uitwisselen van de laatste opdracht tussen de cursisten

 Samenvatting kwaliteitssysteem en substitutiesysteem

 

Studiebelasting

6 – 8 uur voor de huiswerkopdrachten.