Mappenstructuur en digitale bestandsnamen (e-learning)
e-learning module van ca. 1.5 tot 2 uur, die je de juiste kennis en inzichten geeft om een doeltreffende mappenstructuur op de bouwen en logische bestandsnamen te hanteren voor een digitaal archief, netwerkschijf of samenwerkingsruimte.
Digitale bestanden snel terugvinden begint met een heldere mappenstructuur en duidelijke afspraken over bestandsnamen. In deze e-learning leer je hoe je digitale informatie logisch ordent, toegankelijk houdt en beheersbaar maakt voor iedereen binnen de organisatie. Je ontdekt praktische richtlijnen voor gedeelde netwerkschijven, Microsoft 365, SharePoint en andere digitale werkomgevingen. Zo voorkom je dubbel werk, verouderde versies en kostbaar tijdverlies bij het zoeken naar documenten
Resultaat
Na afloop van deze e-learning:
- begrijp je waarom duidelijke afspraken over digitaal opslaan noodzakelijk zijn;
- kun je een gebruiksvriendelijke en toekomstbestendige mappenstructuur opzetten;
- maak je een passende keuze tussen bestaande indelingen en een nieuwe structuur;
- pas je basisregels toe voor heldere mapnamen en bestandsnamen;
- kun je documenten voorzien van een herkenbare datum-, status- en versieaanduiding;
- weet je hoe je afspraken maakt over beheer, bevoegdheden en autorisaties;
- kun je veelvoorkomende fouten in mappenstructuren en bestandsnamen herkennen en verbeteren.
Het resultaat is een digitale werkomgeving waarin informatie sneller vindbaar, beter overdraagbaar en betrouwbaarder beschikbaar is.
Doelgroep
Deze e-learning is geschikt voor iedereen die digitale documenten opslaat, beheert of deelt binnen een organisatie. Denk aan administratief medewerkers, managementondersteuners, informatiebeheerders, projectmedewerkers, teamleiders en medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het inrichten of verbeteren van een gedeelde digitale werkomgeving.
De cursus is ook waardevol voor organisaties die uniforme werkafspraken willen invoeren voor netwerkschijven, Microsoft 365, SharePoint, documentmanagementsystemen of zaaksystemen.
Inhoud
Tijdes de e-learningmodule komen de volgende aspecten aan de orde:
- Het belang van een heldere mappenstructuur
- Gevolgen van onduidelijke opslagafspraken
- Draagvlak, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Inventariseren van documenten en gebruikerswensen
- Rekening houden met autorisaties en toegankelijkheid
- Analyseren van de gebruikers en de gewenste levensduur van de structuur
- Kiezen tussen bestaande en nieuwe indelingen
- Structureren op activiteiten, projecten, beleidsterreinen of documentsoorten
- Basisregels voor het opbouwen van een mappenstructuur
- Richtlijnen voor duidelijke en unieke mapnamen
- Basisregels voor herkenbare bestandsnamen
- Gebruik van datums, onderwerpen, documentsoorten en afkortingen
- Versiebeheer en statusaanduidingen
- Praktische oefeningen met map- en bestandsnamen
- Beheer, controle en evaluatie van de mappenstructuur
- Afspraken maken om wildgroei en afwijkend gebruik te voorkomen
Niveau
Voor het volgen van deze e-learning is geen specifieke voorkennis van archiefbeheer of informatiemanagement nodig. Enige ervaring met het opslaan en delen van digitale documenten is voldoende.
Studiebelasting
De e-learning bestaat uit 12 onderdelen met uitleg, praktijkvoorbeelden, video’s, reflectievragen en interactieve oefeningen. De verwachte studiebelasting is circa 1,5 tot 2 uur, afhankelijk van het eigen tempo.
Certificaat
Na afronding van de cursus ontvangt u een 'verklaring van deelname'.