Digitaal archiveren en mappenstructuur voor archiefbeheerders

2-daagse cursus over effectief digitaal archiveren van digitale documenten en e-mail.

Inleiding

Tegenwoordig is Proces- of Zaakgericht Werken de norm. Het behandelen van webformulieren en het vastleggen van e-mailverkeer is daarbij noodzakelijk. Naast het vastleggen van de documenten is het belangrijk om met een efficiënte mappenstructuur en mappenbenaming digitaal te kunnen archiveren.

Resultaat

De deelnemer krijgt kennis en inzicht met betrekking tot het archiveren van digitale documenten. Verder kan de deelnemer beargumenteren in welke situaties digitaal archiveren een goede keuze is, maar ook aangeven wat er allemaal komt kijken bij archivering van procesinformatie. De deelnemer kan documenten digitaliseren en deze, evenals de digitaal ontvangen berichten, effectief terugvinden.

Na afloop van de cursus kunt u:

  • werken met een efficiënte mappenstructuur en logische bestandsnamen
  • voor- en nadelen van digitaal archiveren uitleggen
  • de functies en eisen die gesteld zijn aan digitaal archiveren omschrijven
  • begrijpen waarom e-mail en webformulieren belangrijke peilers zijn van zaak- of procesgericht werken
  • de belangrijkste wetgeving en standaarden omtrent digitaal archiveren benoemen
  • de procesgang met betrekking tot digitaal archiveren omschrijven: selecteren, voorbereiden, scannen, registreren, controleren, duurzaam opslaan en papier selectief zeker stellen

Doelgroep

U werkt met (digitale) documenten en bent in uw functie (mede)verantwoordelijk voor het opzetten van een digitaal archief en het beheren van digitale documenten.

Inhoud

Tijdens de cursus komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • Wat is digitaliseren? Wat is archiveren? Wat is digitaal archiveren?
  • Documenten: verschijningsvormen, status, werkstromen en levensloop
  • Werken met digitale documenten: creatie, raadpleging, bewaring en schoning
  • Zaakgericht Werken (of procesgericht werken) nader uitwerken; een en ander is afhankelijk van de werkomgeving
  • Compliance: waarom bewaren, documentwaarde, wetten, normen en interne wensen
  • Structuren van archieven: inzicht in organisatie en functionaliteiten, ontsluiten, classificatiekenmerken en bestandsnamen in mappenstructuren
  • De infrastructuur: hardware, software en netwerk
  • Voorbeelden van digitaal archiveren in de praktijk

Niveau

Mbo

Certificaat

Na afronding van de cursus ontvangt u een 'verklaring van deelname'.