Digitaal archiveren en mappenstructuur

2-daagse cursus over effectief digitaal archiveren van digitale documenten en e-mail.

Tegenwoordig is de digitale informatiehuishouding de norm. Naast het vastleggen van de digitale documenten is het belangrijk om met een efficiënte mappenstructuur en mappenbenaming digitaal te kunnen archiveren zodat de toegankelijkheid is geborgd.

Resultaat

De deelnemer krijgt kennis en inzicht met betrekking tot het archiveren van digitale documenten. Verder kan de deelnemer beargumenteren in welke situaties digitaal archiveren een goede keuze is, maar ook aangeven wat er allemaal komt kijken bij archivering van procesinformatie. De deelnemer kan documenten digitaliseren en deze, evenals de digitaal ontvangen berichten, effectief terugvinden.

Na afloop van de cursus kunt u:

werken met een efficiënte mappenstructuur en logische bestandsnamen
voor- en nadelen van digitaal archiveren uitleggen
de functies en eisen die gesteld zijn aan digitaal archiveren omschrijven
begrijpen waarom e-mail en webformulieren belangrijke peilers zijn van zaak- of procesgericht werken
de belangrijkste wetgeving en standaarden omtrent digitaal archiveren benoemen
de procesgang met betrekking tot digitaal archiveren omschrijven: selecteren, voorbereiden, scannen, registreren, controleren, duurzaam opslaan en papier selectief zeker stellen

Doelgroep

U werkt met (digitale) documenten en bent in uw functie (mede)verantwoordelijk voor het opzetten van een digitaal archief en het beheren van digitale documenten.

Inhoud

Tijdens de cursus komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Wat is digitaliseren? Wat is archiveren? Wat is digitaal archiveren?
Documenten: verschijningsvormen, status, werkstromen en levensloop
Werken met digitale documenten: creatie, raadpleging, bewaring en schoning
Zaakgericht Werken (of procesgericht werken) nader uitwerken; een en ander is afhankelijk van de werkomgeving
Compliance: waarom bewaren, documentwaarde, wetten, normen en interne wensen
Structuren van archieven: inzicht in organisatie en functionaliteiten, ontsluiten, classificatiekenmerken en bestandsnamen in mappenstructuren
De infrastructuur: hardware, software en netwerk
Voorbeelden van digitaal archiveren in de praktijk