75 jaar GO: Documenten en (zaak)dossiers hebben een status nodig

Cursus van een dagdeel in het kader van 75 jaar GO waarin u kennis maakt met systematisch werken met statussen voor documenten en dossiers, met aandacht voor zowel voortgang als informatiebeheer, zodat u verbeteringen kunt voorstellen voor zaaktypen en documenttypen.

Vaak worden documenten en dossiers diverse malen opgeslagen zonder dat direct duidelijk is wat precies het onderscheid is. Soms wordt gewerkt met versies maar daarbij bepaalt de maker of bewerker zelf wanneer iets een nieuwe versie krijgt. In deze cursus leert u om te werken met statussen die systematisch aan documenten en dossiers worden toegekend. Hierbij wordt ook aandacht besteed aan het onderscheid tussen statussen voor de voortgang en statussen voor het informatiebeheer.

Resultaat

U kunt voorstellen doen voor verbeteringen in zaaktypen en documenttypen aan de hand Statussen.

Doelgroep

Informatiebeheerders, alle andere medewerkers die betrokken zijn bij de invoering en de uitbouw van zaakgericht werken.

Inhoud

Tijdens de cursus komen de volgendevaspecten aan de orde:

Basisprincipes van statusbeheer

Wat is een status?
- Definities en belang
- Onderscheid tussen documentstatus en dossierstatus
Veelvoorkomende problemen bij het ontbreken van statussen
- Meerdere versies zonder overzicht
- Onduidelijkheid over de actuele status van een document
Statusbeheer in de context van zaakgericht werken

Statussen voor voortgang vs. statussen voor informatiebeheer

Statussen voor de voortgang van een zaak/dossier
- Voorbeelden uit de praktijk (bijv. "in behandeling", "afgehandeld")
- Hoe statusupdates het proces sturen
Statussen voor informatiebeheer
- Registratie en archivering
- Wettelijke en organisatorische eisen
- Samenhang met bewaartermijnen en vernietiging

Implementatie en toepassing in zaaktypen en documenttypen

Werken met een statusmodel
- Basisstructuur van een goed statusmodel
- Voorbeelden en best practices
Impact op zaaktypen en documenttypen
- Hoe definieer je de juiste status per type?
- Relatie met metadata en digitale systemen
Praktische oefening: Statussen in kaart brengen en verbeteren
- Analyse van bestaande situatie
- Identificeren van verbeterpunten
- Formuleren van concrete voorstellen